Uppsättningen av integrationen innebär kortfattat följande steg
- Beställ integrationen
- Lägg in logotyp på kunden
- Utställaren får ett mail och godkänner integrationen
- Fakturor hämtas sedan automatiskt om de uppfyller rätt kriterier
Uppsättning av integrationen
Att starta upp integrationen med Fortnox mellan er och er kund (fakturautställaren) är enkelt både för er och kunden.
- Börja med att logga in i Keeros Finance.
- Gå till Administrationssidan
- Välj Utställare
- Sök upp den fakturautställare du vill göra en Fortnoxkoppling mot och välj pilen till höger.
- Gå till fliken Integrationer och klicka på Lägg till integration.
- Välj Fortnox och fyll i formuläret. Det är väldigt viktigt att den person du anger har behörighet att logga in på kundens Fortnoxkonto.
Nu är allt klart från er sida. Den kontaktperson du angav ovan får nu ett e-postmeddelande med en länk som tar dem till Fortnox för att godkänna att integrationen aktiveras. Det går nu att se vem som har skickat ut inbjudan, när och till vilken epostadress. Möjligheten att skicka om inbjudan samt ta bort integrationen helt finns också. Samma formulär som ovan visas vid Skicka om, med möjlighet att ändra e-postadressen.
För att kundens logotyp ska synas på fakturan behöver den vara upplagd på kunden. Även detta görs via Administrationssida.
Kundens medgivande
Kunden får som sagt ett mail där de måste ge sitt medgivande till att ni får åtkomst att hämta fakturor i deras Fortnox.
Kunden klickar på länken som tar dem till Fortnox hemsida där de loggar in med sitt vanliga Fortnox login. Efter inloggning får de en sida liknande nedan som de Godkänner
När de trycker på Godkänn behörighet kopplas systemet ihop. I Keeros visas då integrationen som "Aktiv" istället för "Inväntar godkännande".
Hämtning av fakturor
När integrationen är uppsatt enligt ovan så kommer vi automatiskt hämta fakturor. För att fakturan ska hämtas måste följande vara uppfyllt:
- Fakturan får inte vara utskickad
- Fakturan måste vara bokförd (vit rad) i Fortnox
- Fakturan får inte vara låst (med hänglåset)
Om ovan är uppfyllt kommer fakturan hämtas och vi kommer sätta fakturan som utskickad i Fortnox. Det är så fakturautställaren ser att fakturan är hämtad av er.
Första hämtningen
Vid första hämtningen är det bra om ni gör en avstämning med er kund på de fakturor som ”dykt upp” i vyn för att godkännas i Keeros. Det är nämligen möjligt att hämtningen fått med sig ”gamla” fakturor som kunden haft liggande i Fortnox och som av olika skäl inte var utskickade tidigare. Dessa behöver ni rensa bort genom att inaktivera dem i Keeros.
Det kan också vara bra att visa kunden hur fakturan ser ut efter hämtning då vi skapar om fakturan med en ny layout som skiljer sig från hur fakturan normalt ser ut i Fortnox.
Manuell hämtning
För användare med behörighet finns det möjlighet att aktivera manuell hämtning, vilket innebär att fakturorna visas i kundwebben och kan därifrån väljas att skickas till Keeros. Typiskt användbart när ansvariga vill ha kontroll över vilka fakturor som kommer in i Keeros utan att ändra i Fortnox.
Aktivera manuell/automatisk hämtning
Manuell hämtning aktiveras genom knappen "Aktivera manuell hämtning". Aktivering påverkar inte originalfakturorna i Fortnox så länge ingen action utförs på dem i kundwebben. Det går att när som helst aktivera automatisk hämtning igen, alla fakturor som inte är hämtade kommer då in i Keeros.
Fakturor i kundwebben
I kundwebben visas nu en ny sida "Ej skickade fakturor affärssystem" under "Fakturor", där alla icke skickade fakturor i Fortnox visas. Klicka på "Synka affärssystem" för att visa de senaste fakturorna. Observera att fakturorna som visas här har inte hämtats av Keeros, utan är en ögonblicksbild på aktuell information i utställarens Fortnox.
Välj fakturor som ska skickas och klicka på "Skicka markerade". Då skapas fakturorna i Keeros och är synliga för handläggare. OBServera att om utställaren har inställningen "Automatskapa fakturanummer" aktiverad så kommer dessa fakturor få nya fakturanummer när de skickas in i Keeros. Ändra inställningen som fakturanummer från Fortnox ska gälla istället. Den här inställningen påverkar inte automatiskt hämtade fakturor som alltid behåller fakturanummer från Fortnox.
Felaktiga fakturor
Om en faktura inte kan skickas in visas den under "Avvisade fakturor" samt orsak.
- Markera om skickad - använd om fakturan ska ignoreras, det är samma sak som att markera en faktura som skickad inne i Fortnox.
- Markera som läst - använd om den ska tillbaka i listan "Ej hanterade" och skickas om.
Vanliga frågor
Kan kunden undvika att fakturor hämtas?
Om utställaren av något skäl inte vill att ni som finansbolag hanterar fakturan så kan de själva välja att skicka ut fakturan till sin kund. Viktigt är då att detta görs INNAN fakturan bokförs, annars kommer troligen ni hämta fakturan innan de hinner skicka ut den. Det finns också möjlighet i Fortnox att låsa fakturan, även det kommer då hindra att fakturan hämtas av er.
Det går också styra vilka fakturor som skickas in i Keeros genom att aktivera manuell hämtning.
Fungerar Fortnoxfakturor för e-faktura?
Ja, fakturorna hämtas med fullständiga fakturarader från Fortnox och kommer därför kunna skickas ut som e-faktura om så önskas.
Kommer fakturan se ut som tidigare?
Nej alla fakturor kommer skapas om enligt er standardlayout som kommer avvika från hur fakturan normalt ser ut i Fortnox.
Utställaren har ingen logotyp, kommer det fungera ändå?
Ja om logotyp inte är inlagd på utställaren i Keeros kommer utställaren namn istället skrivas ut på fakturan.
Kräver denna lösning något speciellt konto i Fortnox?
Nej inte något speciellt konto men det krävs att utställaren har en integrationslicens för att det ska vara möjligt för Keeros att koppla upp sig och hämta fakturor.
På grund av Fortnox säkerhetspolicy är det inte heller möjligt att aktivera en integration via ett så kallat byråkonto. Integrationen måste aktiveras av någon person som har ett personligt konto hos utställaren.