För att säkerställa att fakturor alltid skickas på det mest effektiva och önskade sättet använder systemet en prioriteringslista. Genom att ställa in mottagarens uppgifter korrekt kan du automatisera hela utskicksprocessen så att rätt kanal (t.ex. e-faktura, Kivra eller e-post) alltid väljs i första hand. Denna är prioteringslista bestäms vid onboarding.


Hur fungerar prioriteringslistan?

När en faktura skickas kontrollerar systemet mottagarens inställningar mot en förinställd prioritetsordning. En vanlig prioriteringslista kan se ut så här:

  1. E-faktura 

  2. E- post

  3. Kivra 

  4. Fysisk post 

Systemet väljer automatiskt det distributionssätt som ligger högst upp i listan och som har fullständiga uppgifter (t.ex. en sparad e-postadress eller ett GLN-nummer).


Så här ställer du in distributionssätt steg för steg:

1. Navigera till mottagaren Gå till Administration -> Fakturamottagare.

2. Öppna för redigering Sök upp den aktuella mottagaren i listan och klicka på den lilla pennan för att redigera uppgifterna.

3. Aktivera önskat distributionssätt Skrolla ner till sektionen Inställningar för elektronisk distribution (E-distribution). Här aktiverar du de kanaler som mottagaren kan ta emot fakturor genom:

  • E-faktura: Ange mottagarens GLN-nummer eller PEPPOL-ID. Om detta är aktiverat prioriteras det oftast först.

  • E-post (Mandrill): Kryssa i rutan för Leverans med e-post och ange adressen i fältet.

    • Tips: Om fakturan ska till flera personer, separera adresserna med ett kommatecken (,) utan mellanslag (t.ex. ekonomi@bolaget.se,vd@bolaget.se).

  • Kivra: Aktivera kopplingen för digital brevlåda om mottagaren är ansluten till Kivra. Här kan du läsa mer 

4. Spara Glöm inte att klicka på Spara längst ner på sidan för att aktivera de nya inställningarna.


Se hur fakturan har distribuerats

I Händelseloggen för fakturan kan du se hur fakturan faktiskt har distribuerats. För e-faktura visas också distributionsinfo under Dokument -> Info, klicka på informationsikonen. Vid avvisad e-faktura (t ex avvisad av mottagaren, dvs tekniskt distribuerat utan fel, men mottagaren avvisar pga ej uppfylld affärsskrav), skickas en mail till finansbolaget med orsaken.