Beställning av tjänsten

Kontakta er avtalsansvarig för att beställa Emailtolk generellt för ditt finansbolag. Efter tjänsten är aktiverad får ni en bestämd epostadress där utställare kan skicka in fakturor för tolkning, och ni kan börja onboarding av era utställare enligt nedan. 


Observera - För att garantera en snabb och korrekt tolkning ska adressen endast användas till emailtolk. Annan korrespondens riskerar att prioritera ner de tekniska processerna och fördröja tolkningen.



Onboarding av ny utställare till tjänsten

Ni ansluter själv utställaren för att börja använda tjänsten. Gå Administration -> Utställare, klicka på pilen och sedan fliken Integrationer. Klicka på knappen "Lägg till integration" och följ guiden, sedan får den som har gjort beställningen en bekräftelse på mailen om att integrationen är beställd.


I bekräftelse framgår information om när fakturor kan börja skickas till epostadressen. 


Vi reserverar oss för att vissa utställares fakturor kan vara mindre lämpliga för automatiserad fakturatolkning om deras fakturaunderlag brister i tydlighet och enhetlighet. I dessa fall kan vi behöva avstå från onboarding för att undvika felaktig datainläsning och hitta andra alternativ.



Tolkningsprocesss


Fakturor ska skickas in som bilagor i PDF-format till epostadressen.

  • Fakturan ska vara i PDF format, inscannad bild av bra kvalitet kan fungera med Emailtolk Standard men rekommenderas inte. Vill du veta skillnaden kan du läsa i FAQ.
  • Fakturan måste skickas som en bilaga till mailet. Mailbilagan kan innehålla flera PDF-filer med en faktura i varje, eller flera fakturor i en och samma PDF-fil.
  • Bilagor måste skickas i samma PDF-fil direkt efter fakturan de tillhör
  • Mailet får inte innehålla några andra filer än PDF och endast fakturor samt ev. fakturabilagor.


Bifogade filer skickas sedan direkt till tolkningstjänsten.

  • Om all inläsning har gått bra, skickas den till Keeros Finance och kan behandlas av handläggare.
  • Om inläsningen kräver manuell justering, t ex om det är en ny layout och vissa information inte är på samma plats som förut, så skickas fakturan till Keeros när justeringen är gjord.
  • Om inläsningen misslyckas helt, t ex om PDF-filen inte är en faktura, eller om grundläggande information saknas, så skickas en mail med information om returorsaken till finansbolaget. Det ligger på finansbolagets och handläggarens ansvar att agera på returmailen och meddela utställaren om justeringar som behövs i underlaget.