Symtom: Fakturan saknas i händelseloggen
Det händer ibland att en kund meddelar att de inte fått sina fakturor, och när du kontrollerar i Keeros ser du följande:
Inget utskick finns registrerat i Händelseloggen.
Under fliken Dokument står det "Ej utskrivet" på faktura-filen.
Det finns ingen "Info-knapp" (i-ikon) som indikerar leveransfel.
Orsak 1: Felaktig eller ofullständig adress
Om en faktura är inställd på att skickas via Post eller EDI, men mottagarens adressuppgifter är ofullständiga (t.ex. saknad gatuadress, postnummer eller felaktigt GLN-nummer), stoppas utskicket direkt.
I dessa fall genererar systemet ett felmeddelande internt, och fakturan skickas tillbaka till Utskriftskön för manuell granskning.
Orsak 2: Statusändring döljer fakturan i utskriftskön
Detta är en viktig teknisk detalj: Om en faktura stoppas på grund av adressfel hamnar den i utskriftskön. Men om fakturan under tiden byter status (exempelvis blir Betald eller Regressad), försvinner den automatiskt från utskriftskön.
Detta kan skapa förvirring eftersom det då ser ut som att fakturan aldrig har försökt skickas, trots att den egentligen stoppades tidigt i processen på grund av ett datafel.
Så här löser du det (Steg-för-steg)
Kontrollera mottagarens uppgifter: Gå till fakturamottagaren och verifiera att adressen är komplett eller att rätt EDI/GLN-uppgifter finns angivna. Om fakturan ska gå som post men mottagaren saknar postadress, kommer den aldrig att lämna systemet.
Se över fliken Dokument: Om statusen är "Ej utskrivet", har ingen fil genererats för distribution.
Korrigera och skicka om: * Uppdatera adressuppgifterna på mottagaren.
Om fakturan redan hunnit bli betald (som i ärendet ovan), behöver du inte skicka originalfakturan på nytt, men det förklarar varför kunden inte fick den digitalt eller per post från början.
Sammanfattning
Om en faktura saknas i händelseloggen beror det oftast på att den aldrig lämnat systemet på grund av ett stoppande fel (oftast adressfel). Om fakturan dessutom bytt status efter stoppet, försvinner den från vyn där du normalt upptäcker felen. Kontrollera alltid mottagarens distributionsuppgifter vid minsta tveksamhet.