Problemet: Utbetalningen är låst som "Express"
Om en avräkning har markerats som Expressbetalning men ni ändå väljer att betala ut den manuellt från er bank till ett annat konto, uppstår en konflikt i systemet. Expressbetalningar kan inte tas bort av användaren när avräkningen väl är skapad, vilket gör att vyn för utbetalningar inte stämmer överens med verkligheten.
Rekommenderat tillvägagångssätt (Best Practice)
För att undvika att systemet och bankens transaktioner diffar, bör ni följa dessa steg innan ni gör en manuell utbetalning:
Backa avräkningen: Om den redan är skapad, börja med att backa den för att låsa upp posterna.
Justera inställningar: Gå in på utställaren och ändra "Automatisk expressbetalning" till Nej. Ta även bort eventuella specifika expressbetalningsposter.
Uppdatera bankuppgifter: Om utbetalningen ska till ett annat konto än det vanliga, ändra bankuppgifterna på utställaren innan nästa steg. Då blir underlaget juridiskt korrekt.
Avräkna på nytt: Skapa en ny avräkning och generera ett betalningsunderlag.
Genomför betalningen: Betala ut manuellt från er bank och markera sedan underlaget som hanterat i Keeros (utan att ladda upp filen till banken om ni redan betalat manuellt).
Om olyckan redan är framme (Nödlösning)
Om ni redan har betalat ut manuellt och avräkningen är låst som expressbetalning, kan Keeros Support hjälpa till att låsa upp statusen.
Viktigt att veta: Om supporten ändrar statusen så att den inte längre går som express, måste ni:
Skapa ett betalningsunderlag i systemet.
Ignorera/Radera betalfilen (eftersom pengarna redan är skickade manuellt).
Detta är dock ingen rekommenderad metod, eftersom avräkningsdokumentet i systemet då inte längre stämmer överens med den faktiska utbetalningen som gjordes.
Sammanfattning
För att era rapporter och underlag ska vara korrekta: ändra alltid mottagarkonto eller betaltyp på utställaren innan avräkningen görs. Om en manuell utbetalning görs utanför systemet riskerar ni att få diffar mellan bokföring och banktransaktioner.