INNEHÅLLSFÖRTECKNING


Var och hur ska utställaren skicka in sina fakturor?


Fakturorna ska skickas in som filbilagor till en mailadress som sattes upp för er när tjänsten beställdes. Vissa lämnar denna vidare till utställaren och vissa väljer att ha en egen adress för att ta emot fakturan från utställaren och därefter skicka den vidare till den adress ni fått tilldelad av oss. Det väljer ni själva.

Mailen behöver inte innehålla någon speciell text eller ämnesord. Fakturorna måste skickas som filbilagor till mailen.


Det går bra skicka flera filer i samma mail, däremot rekommenderar vi att ha en faktura i varje fil för att förhindra fördröjning av inläsningen.


Hur fungerar det att skicka med bilagor?


Om fakturan har bilagor måste dessa finnas med i samma PDF som fakturan i ordningen faktura->bilagor. De måste alltså vara ihopslagna med fakturan och kan inte skickas med separat.


Hur fungerar fakturatolkning?


När fakturan mailas för att tolkas så landar den hos Keeros för att därifrån skickas vidare till rätt underleverantör för tolkning. Detta sker utan fördröjning.


När fakturan landar hos tolkningsleverantören så startar en tolkningsprocess upp automatiskt och när fakturan är tolkad så skickas den via API till Keeros som läser in den och den blir tillgänglig för er i Keeros Finance gränssnitt. 


Hur lång tid tar det för fakturan att komma in i Keeros efter att den har skickats in?


Vid normal drift när allting går på automatik så kommer fakturor in inom en timme. När någonting kräver manuell tillsyn/bearbetning inklusive nya fakturalayouter så tar det upp till en arbetsdag att få in fakturorna.

En ny utställare, inklusive de som tidigare haft Emailtolk, behandlas som nya layouter för att säkerställa att all information läses av och skickas in korrekt. Generell behandlingstiden går ner när fler och fler fakturor behandlas automatiskt.


Manuell tillsyn/bearbetning behövs vid t ex:

  • Utställaren har bytt fakturalayout
  • Utställaren har nya uppgifter på befintlig fakturalayout som behöver kontrolleras att det blir rätt
  • Saknade uppgifter i underlaget, t ex om moms procent saknas.
  • Felaktigheter i underlaget, t ex summan av artiklar går inte ihop med totalbeloppet.


Vad händer om det är fel i underlaget?

Om ett fakturaunderlag innehåller fel så kontaktas finansbolaget med exakt felbeskrivning via mail.


Kan en utställare skicka vilka mail som helst till adressen för emailtolk?

Nej. Detta är en produktionskanal och ska endast innehålla fakturor som ska överlåtas. Observera att innga andra meddelanden hanteras och kan potentiellt störa fakturaflödet och orsaka försening av era fakturor.


Hur vet jag om en faktura har korrekt PDF-format?

Enklaste sättet att se om det är en bild eller en "riktigt" PDF är att öppna den i en PDF läsare och prova att markera en text som vi visar nedan på Fakturadatum.


Om det går att markera en specifik text så är det oftast en "riktig" PDF. Om det inte går att markera en specifik text så är det som regel en bild.