Pdftolk är en ny tjänst för fakturatolkning, fungerar på ungefär samma sätt som Emailtolk, där utställaren kan skicka sin faktura i PDF-format till en förutbestämd e-postadress för att fakturan ska scannas, tolkas och registreras i Keeros Finance.
Däremot skiljer sig Pdftolk från Emailtolk på flera punkter, framförallt så tolkas alltid fakturan i sin helhet i Pdftolk och själva pdf-filen skapas i Keeros, istället för att originalfakturans betaluppgifter täcks över och överlåtelsetexten stämplas på. På det sättet får era fakturor enhetligt utseende, och underlättar distribution som e-faktura.
Pdftolk är snabbare att sätta upp och är också mer flexibel när en fakturalayout ändras, dvs ingen nybeställning eller begäran av malländring behöver göras när layouten ändras. Däremot kommer en ny fakturalayout för en utställare behandlas som en uppsättning när det gäller behandlingstiden, men ingen bevakning eller speciella åtgärder krävs från handläggarens håll.
Beställning av tjänsten
För att beställa tjänsten kontaktar ni er avtalsansvarig.
För er som redan har Emailtolk kommer Keeros kontakta er när det är dags att byta till Pdftolk.
Krav på underlaget
För att en faktura ska kunna tolkas måste den uppfylla följande krav:
- Filformatet på fakturan måste vara PDF*.
- Alla grundläggande uppgifter måste tydligt framgå på fakturan - t ex utställarens organisationsnummer, mottagarens uppgifter, momssats, momsgrundande belopp, totalbelopp, etc.
- Beloppen på underlaget måste gå ihop - totala nettobeloppet måste vara summan av alla artiklars nettobelopp, totala momsbelopp + totala momsgrundande belopp är totalbeloppet, etc.
- Konsekvent layout och innehåll - det är inga problem att en fakturalayout ändras pga av att utställaren har bytt faktureringsprogram eller att faktureringsprogrammet har uppdaterat sina inställningar, däremot kan ej tjänsten hantera kontinuerliga förändringar i underlaget, t ex när underlaget skapas i ett ordbehandlingsprogram där texter flyttas inkonsekvent.
*En fil i PDF-format innebär att det är en maskinellt läsbart PDF-fil där texterna inte är en bild, dvs det räcker inte att själva filnamnet slutar på ".pdf". Se FAQ för mer detaljer.
Vår SLA gäller ej fakturor som inte uppfyller kraven ovan. Vid behov kan fakturorna fortfarande tolkas, men behandlingstiden kan variera beroende på aktuell belastning samt underlagets skick. Vid rena felaktigheter i underlaget skickas en returmail med orsak till finansbolaget.
Vad kan göras om utställaren inte kan uppfylla kraven?
Om utställaren inte har möjlighet att uppfylla ovan krav, så finns det alternativ att registrera fakturorna manuellt i Keeros. Det går att registrera via Kundwebben av utställaren själva, eller via Keeros Finance av handläggare.
Onboarding av ny utställare till tjänsten
Ni ansluter själv utställaren för att börja använda tjänsten. Gå Administration -> Utställare, klicka på pilen och sedan fliken Integrationer. Klicka på knappen "Lägg till integration" och följ guiden, sedan får den som har gjort beställningen en bekräftelse på mailen om att integrationen är beställd och aktiveras inom en arbetsdag.
Efter arbetsdagen går det då att skicka in fakturor till den förutbestämda e-postadressen. Observera att vi rekommenderar er att endast skicka in en eller ett par fakturor första gången, kontrollera att de ser korrekta ut innan större mängder skickas in. Kontakta Keeros support om någonting från originalfakturan saknas eller behöver ändras, detta gäller speciellt utställare som har specialkrav, t ex att "Märkning" ska tolkas som orderreferens.
