Varför stoppas fakturan?
Det händer ibland att en e-faktura stoppas med felmeddelandet att referens saknas. Detta kan kännas förvirrande om du ser att en referens faktiskt står skriven på den bifogade PDF-fakturan.
Anledningen är teknisk:
När en e-faktura skickas läser mottagarens system av datafält (via API), inte texten på PDF-bilden.
Om referensen inte är inskriven i rätt fält i Keeros, skickas fakturan "tom" på referensdata. Mottagarens affärssystem stoppar då fakturan automatiskt eftersom de kräver en giltig referens för att kunna boka den.
Så här löser du felet
Om du får ett meddelande om att referens saknas, följ dessa steg för att korrigera fakturan:
1. Kontrollera datafälten i Keeros
Gå in på den aktuella fakturan i Keeros och titta under fliken Debiteringsuppgifter. Se efter om fälten för "Referens" eller "Orderreferens" är tomma (beroende på vilken referens som efterfrågas)
2. Skriv in referensen manuellt
Även om referensen syns på bilden av fakturan, måste den skrivas in i datafälten i Keeros för att kunna skickas med i den digitala filen (EDI).
Klicka på "Ändra" knappen nere till vänster
Skriv in referensen i fältet Er referens eller Orderreferens.
3. Skicka om fakturan
När referensen är sparad i systemet kan du skicka om fakturan. Nu kommer API:et att fånga upp informationen och skicka med den i e-fakturan, vilket gör att mottagarens system kan ta emot den.
Tips för framtiden
För att undvika detta fel är det bra att säkerställa att referensen tolkas korrekt redan vid inläsning. Om referensen ofta missas av tolkningsfunktionen kan det vara bra att se över fakturans layout så att referensnumret placeras på ett ställe där systemet lättare kan identifiera det som just en referens.