Det uppstår ibland situationer där det inte är möjligt att återföra en faktura till utställaren, vilket innebär att fordran måste skrivas av. Detta är vanligt förekommande vid exempelvis en kundförlust utan regressrätt.
För att hantera detta effektivt finns funktionen "Skriv av belopp", som gör det möjligt att skriva ned fordran på fakturan direkt mot ett valt bokföringskonto.
Så här gör du steg-för-steg:
Sök upp fakturan: Använd sökfunktionen för att hitta den aktuella fakturan och klicka på den för att öppna detaljvyn.
Identifiera funktionen: Om fakturan uppfyller kriterierna för avskrivning (se listan nedan) visas knappen "Skriv av belopp".
Ange detaljer för avskrivningen: När du klickar på knappen öppnas en dialogruta där du fyller i följande:
Belopp: Ange det belopp som ska skrivas av. Du kan välja att skriva av hela det utestående beloppet eller endast delar av det.
Motkonto: Välj vilket bokföringskonto beloppet ska motbokas mot.
Kostnadsställe: Detta fält är valfritt att fylla i vid behov.
Registrera transaktionen: Tryck på Lägg till transaktion.
Tips: Om du vill boka bort ytterligare belopp mot andra konton i samma verifikat kan du upprepa steget ovan flera gånger för att lägga till fler rader.
Slutför avskrivningen: Ange en verifikationstext i rutan "Information" för att dokumentera händelsen och tryck slutligen på Skapa.
Vad händer efteråt?
När du trycker på skapa bokas de valda beloppen bort från fakturan omedelbart. Systemet skapar då ett bokföringsverifikat i form av en internavräkning, som du hittar tillsammans med dina övriga avräkningar i systemet.
Vilka typer av fakturor kan skrivas av?
För att knappen ska vara synlig krävs att fakturan tillhör någon av följande kategorier:
Fakturor: Gäller fakturor som redan är avräknade mot en fakturautställare.
Slutavier på lån: Vid avslut av låneärenden.
Återkrav: Vid reglering av tidigare utbetalningar.
Viktigt kriterium: Funktionen är endast tillgänglig för fakturor där ni som finansbolag står för kreditrisken. Det innebär att det inte får finnas en deposition att reglera mot fakturautställaren. Av denna anledning går det inte att skriva av fakturor som ligger inom ramen för Fakturatjänst.