Vi har en integration direkt med vår leverantör av e-faktura för att automatisera och snabba upp denna process. Det innebär förändring i både uppsättning och löpande hantering vid distribution. 


Tänk på att fakturan måste vara registrerad i Keeros med fakturarader för att det ska vara möjligt att skicka ut fakturan som e-faktura. Detta kan du läsa mer om i denna artikel


Ställ in att fakturan ska skickas via EDI på mottagaren: 


Sök upp mottagaren via administration --> mottagare och välj pennan för att komma till ändringsläge.


Välj E-distribution i listan, bocka i leverans via EDI och fyll i en eDistribution adress på mottagaren om ni har det. Finns inte en specifik e-fakutraadress (såsom PeppolID) kommer vi använda oss av orgnr eller VAT för identifiering och distribution. Saknas specifik e-fakturaadress är det alltså ett krav att organisationsnummer finns angivet på mottagaren









Här sker ingen kontroll eller kommunikation mot vår e-fakturaleverantör, det sker först när det kommer en faktura som ska distribueras till denna mottagare. 


Aktivering


E-fakturarelationen aktiveras automatiskt när det kommer en faktura som ska distribueras till en mottagare som fått eDistribution upplagt på sig enligt ovan. 

 

Först registrerar vi Fakturautställaren som en sändande part av e-faktura om den inte redan är det.


Sedan gör vi ett anrop till vår e-fakturaleverantör och frågar om det gå att skicka e-faktura mellan dessa två parter. 


Därefter kontrollerar vi huruvida det är möjligt att skicka en eFaktura till Fakturamottagaren och aktiverar eFaktura leverans i den här relationen mellan Fakturautställare och Fakturamottagare så allt flyter på snabbare för nästa faktura. 


Alla steg ovan sker automatiskt och i realtid via kommunikation mellan Keeros Finance och e-fakturaleverantören.


Beroende på svar vi får på förfrågan så:

  • Aktiverar vi eFaktura kommunikation direkt och skickar fakturan som en eFaktura.
  • Eller så skickar automatiskt ut en förfrågan till Fakturamottagaren om att börja skicka eFaktura från den aktuella fakturautställaren.
    • Vi kommer då under en tid att kontrollera status på förfrågan och ändra den till aktiv så fort vi får ett positivt svar, så nästkommande faktura skickas som eFaktura.
    • Den aktuella fakturan kommer levereras enligt nästa leveranssätt i prioritetsordningen dvs email eller fysisk post.
  • Fakturamottagaren kan också neka att ta emot eFaktura från den här Fakturautställaren och då kommer vi inte varken skicka faktura som e-faktura eller etablera relationen för kommande fakturor. 


Retur av utskick

Om fakturan inte kan levereras till mottagaren på grund av att information saknas på fakturan eller att mottagaren i sin validering inte godtar fakturan kommer den att avvisas. Vi får då en signal om detta och skickar den vidare till er via 

email med information om fakturan och orsak till varför den inte kan levereras. 


I detta e-postmeddelande kommer även med en länk som ni kan klicka på för att komma till en sida där ni själva kan justera till angivet fel om så är möjligt samt också skicka om fakturan.

Stänga av e-faktura

Ni kan nu  själva styra om en viss mottagare ska ha e-faktura eller inte. Detta gör ni i vyn Administration/Mottagare och kryssa ur e-distribution på en mottagare. Är den inte ikryssad kommer vi inte försöka skicka e-faktura dit fortsättningsvis.