När en faktura skickas in via API – vilket ofta är fallet när fakturor tolkas via exempelvis emailtolk eller genom integration med klientens affärssystem – arbetar systemet enligt en specifik process för att avgöra om en ny mottagare ska skapas eller om fakturan ska knytas till en befintlig.


Keeros kräver att åtminstone ett av kundnummer eller organisationsnummer finns på fakturans mottagare, där kundnummer priroteras enligt nedan.


Sedan Keeros version 2.8.49 så visas också på vilket sätt en mottagare har matchats på fakturans händelselogg.


Identifiering via kundnummer

Finns det ett kundnummer på fakturan så styr den helt och hållet vilken mottagare fakturan får:

  • Har utställaren tidigare skickat in fakturor till samma kundnummer, så kommer fakturan att hamna på samma mottagare som tidigare fakturor.
  • Finns det inga fakturor sedan tidigare från utställaren till kundnumret, så kommer en ny mottagare att skapas. 



Identifiering via organisationsnummer och postnummer

Finns det inget kundnummer på fakturan så tittar vi på organisationsnumret tillsammans med postnumret. Hittar vi en befintlig mottagare med samma organisationsnummer och postnummer så läggs fakturan på den mottagaren, annars skapas en ny. Hänsyn tas till att organisationsnumret kan innehålla streck och postnumret mellanrum.


Finns det inget postnummer så söker vi enbart på organisationsnumret.


Vi rekommenderar alltid att kundnummer används, för att undvika att fakturor till t ex olika avdelningar hos en kommun skickas till samma mottagare. Vi rekommenderar också att en utställare inte återanvänder ett kundnummer till en ny mottagare.
Kontakta Keeros support om ni behöver hjälp att ändra mappningen mellan en utställares kundnummer och en mottagare.



Hur rättar jag till en faktura som hamnat på fel mottagare?

  • Pågående fakturor: 

    • Om fakturan inte är godkänd än kan den som har rättigheten att ändra fakturan (Ändra fakturauppgifter från godkännarvyn).

    • I övrigt finns det olika beroende på fakturan status, distribution, etc, kontakta Keeros support för specifik fall.

  • Framtida fakturor: För att systemet ska lära sig rätt koppling för framtida fakturor behöver du kontakta Keeros support just nu. Inom kort kommer det finnas möjlighet att administrera direkt från Keeros Finance.