När en faktura skickas in via API – vilket ofta är fallet när fakturor tolkas via exempelvis emailtolk eller genom integration med klientens affärssystem – arbetar systemet enligt en specifik process för att avgöra om en ny mottagare ska skapas eller om fakturan ska knytas till en befintlig.
Identifiering via kundnummer
Till att börja med arbetar systemet med den information som kommer in i anropet, antingen tolkad direkt från fakturan eller hämtad från klientens affärssystem. Den primära information som används för detta är det kundnummer som klienten har angett för sin kund på fakturan.
För att undvika att skapa dubbletter eller onödiga nya fakturamottagare finns ett regelverk som kontrollerar befintliga uppgifter i systemet.
Varför hamnar fakturan på fel mottagare?
Det beror oftast på att fakturautställaren återanvänt ett kundnummer som redan är kopplat till ett annat bolag i vårt system. Systemet prioriterar kundnumret vid inläsning, även om namnet på fakturan är rätt.
Hur rättar jag till det?
Pågående fakturor: Om fakturan redan är avräknad eller ligger som påminnelse kan vi inte ändra den. Den måste då återföras och hanteras på nytt.
Framtida fakturor: För att systemet ska lära sig rätt koppling måste du manuellt ändra till rätt mottagare innan du godkänner fakturan nästa gång. Då kommer framtida fakturor från samma utställare att hamna rätt automatiskt.
Matchningslogik i tre steg
Låt oss anta ett exempel där en faktura kommer in från Karlssons Plåt till Olssons Fisk, där Olssons Fisk har kundnummer 123 hos klienten Karlssons Plåt:
Kontroll av tidigare relation: När fakturan anländer kontrollerar systemet om det sedan tidigare finns någon faktura i denna specifika relation. Har kunden Karlssons Plåt tidigare skickat en faktura mot kundnummer 123? Om så är fallet läggs den nya fakturan mot samma fakturamottagare som användes förra gången.
Kontroll av befintlig mottagarkoppling: Om det inte finns någon tidigare faktura i denna relation, kollar systemet om det finns någon fakturamottagare upplagd som är kopplad mot Karlssons Plåt med kundnummer 123. Hittas en sådan matchning läggs fakturan på den mottagaren.
Skapande av ny mottagare: Om det varken finns en tidigare faktura eller en befintlig fakturamottagare med kundnummer 123, kommer systemet att skapa en ny fakturamottagare. Denna nya mottagare kommer sedan, enligt logiken ovan, att användas varje gång Karlssons Plåt fakturerar sin kund Olssons Fisk med detta kundnummer.