Keeros support

Till skillnad från fakturor som skickas ut via e-post eller fysisk post där fakturan kommer tillbaka endast om det är fel adress kan en e-faktura returneras av många olika anledningar. Det är viktigt att läsa meddelandet som du får när fakturan returneras eftersom det där beskrivs anledningen till returen. Olika leverantörer beskriver detta olika och mer eller mindre tekniskt. På vägen från Er till mottagaren passerar en e-faktura ibland många olika leverantörer så felmeddelandet kan ibland komma från oss på Keeros och ibland från någon av er helt okänd part som jobbar på uppdrag åt fakturamottagaren. 

Vi listar några vanliga anledningar nedan och vad du behöver göra.

På flera ställen i texten nedan instruerar vi att ni kan ändra uppgifter och/eller skicka om fakturan. Detta är beskrivet här: Ändra referens på fakturan samt Skicka om en faktura

Fakturan saknar eller har en felaktig referens/ordernummer

För e-fakturor är det mer regel än undantag att mottagaren kräver att fakturan innehåller ett på förhand bestämd referens på fakturan. Denna referens kan benämnas olika såsom ordernummer, orderreferens, inköpsorderummer, kostnadsställe osv. Om detta referensnummer inte finns eller skickas på fel ställe på fakturan så kommer fakturan returneras. 

Börja med att titta på originalfakturan (PDF-fakturan) som kunden skickat in. Innehåller den det referensnummer som mottagaren kräver? Om inte så är fakturan fel utställd och bör returneras till utställaren (återför eller avvisa) så de kan skicka in en ny faktura. 

Om referensnumret finns på fakturan men ändå inte kommit till mottagaren eller du får felmeddelande som säger att referensen är felaktig så beror det mest troligt på en av två saker. 

• Ordernumret har inte lästs av från fakturan in i Keeros.
  ÅTGÄRD: Dubbelkolla att ordernummer finns på fakturan och om ja, kontakta Keeros support för vidare hjälp. 
• Ordernumret står på fel ställe på fakturan för att hamna rätt i den elektroniska fakturan och senare i mottagarens system.
  ÅTGÄRD: Kontrollera i Keeros vart referensen har sparats och ändra vid behov och skicka om fakturan.
• Ordernumret är inte korrekt. Det finns ett nummer men mottagaren tycker inte det är rätt.
  ÅTGÄRD: Återför fakturan och be kunden skicka in en ny faktura med rätt referens eller be kunden om rätt referens, ändra i Keeros och skicka om fakturan.

Mottagaren av fakturan har inte godkänt e-fakturor från denna utställare

När ni beställer uppsättning av ett nytt e-faktura flöde av oss så görs en del kontroller för att säkerställa att mottagaren kan och får skicka e-fakturor till vald mottagare. Ibland blir beställningen eller uppsättningen fel och en fakturan kan stoppa pga att mottagaren inte har godkänt fakturor från utställaren.

ÅTGÄRD: I detta läge måste ni be er kund, fakturautställaren, kontakta sin kund, fakturamottagaren, och reda ut vad detta beror på. Det kan vara rent affärsmässiga beslut och det kan vara tekniska. Om det krävs förändring i uppsättningen av hur e-fakturan skickas så kan ni kontakta Keeros Support.

Invalid transmitting operator

Det här felmeddelandet ges om utställaren är uppsatt hos mottagaren att använda en viss distributör av e-fakturor, normalt Inexchange. Om då fakturan kommer från en annan distributör än vad mottagaren förväntar sig blir det fel och detta meddelande ges och fakturan returneras. 

ÅTGÄRD: Meddela mottagaren att berörd fakturautställare har en ny operatör och distributör av e-faktura. Denna operatör heter Crediflow

Seller VAT identifier missing

Detta fel uppstår när mottagaren kräver att utställaren är registrerad med momsregistreringsnummer (VAT) hos e-fakturaoperatören. 

ÅTGÄRD: Lägg in VAT-nr på utställaren i Keeros och meddela sedan Keeros support att uppdatera VAT-nr hos e-fakturaoperatören och skicka om fakturan.