När du behöver få en faktura bekräftad av mottagaren innan den köps, använder du funktionen Avvakta LG.
Så här skickar du ut för godkännande
1. Öppna fakturan för godkännande och tryck på knappen Avvakta LG.
2. Välj Email i listan över typer av leveransgodkännande. Valen beror på din specifika konfiguration.
3. Fyll i uppgifterna: Vilka val du har här beror på hur tjänsten är konfigurerad för ditt företag och därför kan det skilja lite mot exemplet nedan. Eftersom vi vill skicka ut per e-post så väljer jag valet Email i listan.
* Välja mall att använda (kan vara så att du bara har en mall uppsatt för ditt företag)
* Välja mottagare. Finns inte mottagaren i listan så väljer du bara att lägga upp en ny. Då sparas mottagaren som en "leveransgodkännare" och du kan se och administrera dessa senare under Handläggarvy-Mottagare.
* Välj faktura att skicka ut. Om det finns en PDF-faktura uppladdad som har överlåtelsetext så kommer vi visa den som standard. Om inte det finns så är det tomt och du kan själv lägga till en faktura. Tänk på att det kan vara olämpligt att skicka ut en originalfaktura till gäldenären om den inte har överlåtelsetext och rätt bankgiro då det lätt blir felbetalningar.
4. Tryck på hantera för att skicka mailet.
Vad händer när mottagaren får mailet?
Mottagaren får ett e-postmeddelande med information och valen att godkänna eller avvisa.
När leveransmottagaren klickar på någon av knapparna öppnas en sida där de godkänner enligt nedan
Efter att mottagaren fyllt i Namn samt befattning (notera att det inte går att ange något meddelande här) och tryckt på Godkänn så kommer fakturan automatiskt ändra status till "Leveransgodkänd" och finns i den gröna boxen nedan.
Loggning och spårbarhet
I händelseloggen på fakturan ser du alla händelser samt lite teknisk information från den part som leveransgodkände fakturan
(tryckte på knappen Godkänn faktura)
I loggen för faktura tracking finns IP adress, tidsstämpel samt lite information om användarens webbläsare.
Keeros tar inte något ansvar för legala aspekter av denna process och huruvida leveransgodkännande enligt ovan är juridiskt bindande för den part som godkänner fakturan. Det är alltså viktigt att säkerställa att denna process uppfyller de juridiska och affärsmässiga krav som ni som finansbolag behöver uppfylla.