Bokföring av låneverksamhet i Keeros Finance skiljer sig något från vanlig fakturahantering då vi arbetar med räntebärande kapitalskulder som löper över tid. I systemet är det primärt två kritiska affärshändelser som skapar underlag till din redovisning: Utbetalningen av lånet och Inbetalningen (amorteringen) av avier.


1. Utbetalning av lånet (Aktivering av fordran)

När ett lån har blivit godkänt och aktiverat i Keeros Finance ska medlen betalas ut till låntagaren. Detta är ögonblicket då en fordran uppstår i din balansräkning.

Hur fungerar det tekniskt?

Underlaget för utbetalningen genereras under Hantera -> Utbetalning. När du kör utbetalningen i systemet händer tre saker samtidigt:

  1. En bankfil skapas för uppladdning till din bank.

  2. En avräkning skapas i systemet.

  3. Lånet byter status till Aktivt och ränteberäkningen påbörjas.

Verifikatet (Avräkningen)

Avräkningen är ditt juridiska verifikat. Det innehåller normalt följande poster:

  • Utbetalt via bank: Det faktiska beloppet som lämnar ert konto (Kredit 1930 eller motsvarande).

  • Kapital (Utlånat belopp): Den totala skulden låntagaren nu har (Debet 1380 eller motsvarande).

  • Avgiftsposter: Om handläggaren valt att dra t.ex. en uppläggningsavgift direkt vid utbetalning, bokförs denna som en intäkt (Kredit 3xxx).


2. Olika metoder för att bokföra utbetalningar

Beroende på volym och systemstöd kan du välja mellan tre metoder för att få in utbetalningarna i ditt bokföringsprogram:

A. Manuell bokföring (Avräkning för avräkning)

Lämpligt vid låga volymer.

  • Gå till Administration -> Avräkning.

  • Ladda ner varje enskild avräkning som PDF och bokför rad för rad manuellt.

B. Grupperad bokföring (Utökad Excel)

Lämpligt om du gör många utbetalningar per månad och vill bokföra dem som en klumpsumma.

  • Gå till Administration -> Bokföring avräkning.

  • Ange ett datumintervall och markera de avräkningar du vill hantera.

  • Tryck på Utökad Excel. Du får nu en fil där du kan summera alla "Kapital"-poster för att göra ett enda stort bokföringsverifikat för hela perioden.

C. Automatiserad import (SIE-fil)

Tilläggstjänst. Detta är den mest effektiva metoden.

  • Följ stegen i metod B men tryck på Skapa SIE-rapport.

  • Du får en fil som du importerar direkt i ditt bokföringsprogram (t.ex. Visma, Fortnox eller Microsoft Dynamics).

  • Viktigt: SIE-filen är ett förslag baserat på systemets inställningar. Den "fysiska" PDF-avräkningen är alltid det slutgiltiga underlaget vid en revision.


3. Amortering och ränta (Inbetalning av avi)

När låntagaren betalar sin avi (månadsfaktura) minskar fordran samtidigt som ni erhåller ränteintäkter.

Kaskadprincipen (Prioritering av inbetalning)

Keeros Finance använder en strikt prioriteringsordning när en inbetalning registreras på ett lån. Det inbetalda beloppet fördelas enligt följande ordning på Inbetalningsjournalen:

  1. Ränta: Den upplupna räntan för perioden täcks först.

  2. Avgifter: Aviseringsavgifter eller förseningsavgifter.

  3. Kapital: Det som återstår efter ränta och avgifter blir själva amorteringen som skriver ner kapitalskulden.

Särskilt för första avin

Den första avin innehåller ofta mer information än de efterföljande. Den kan innehålla:

  • Initial upplupen ränta: Ränta från utbetalningsdatumet fram till den första brytpunkten.

  • Uppläggningsavgift: Om denna inte drogs direkt vid utbetalningen.


4. Bokföring av inbetalningar

När inbetalningar har registrerats under Inbetalningar -> Registrera inbetalning, måste de journalföras för att bli bokföringsbara.

  1. Gå till Administration -> Inbetalningsjournaler.

  2. Ladda ner journalen (PDF). Här ser du exakt hur mycket av dagens totala inbetalningar som är kapital, ränta respektive avgifter.

  3. Bokföringsexempel:

    • Debet 1930 (Bank): Hela beloppet.

    • Kredit 1380 (Lånefordran): Kapitaldelen.

    • Kredit 8x10 (Ränteintäkter): Räntedelen.

    • Kredit 3xxx (Avgiftsintäkter): Avgiftsdelen.


5. Månadsbokslut och avstämning av reskontran

För att säkerställa att din bokföring speglar verkligheten måste du stämma av Lånereskontran mot ditt huvudbokskonto (t.ex. konto 1380).

Så här stämmer du av:

  1. Gå till Rapporter -> Reskontrarapport.

  2. Välj det datum du vill stämma av (t.ex. sista dagen i månaden).

  3. Tryck på knappen Reskontra Reverslån.

  4. Du får en Excelfil som listar alla aktiva lån.

De viktigaste kolumnerna i rapporten:

  • Kvarvarande kapitalskuld: Detta är det viktigaste fältet. Summan av denna kolumn ska exakt motsvara saldot på ditt bokföringskonto för utlåning.

  • Aviserad ej betald ränta/avgift: Dessa poster kan användas om du vill bokföra upplupna intäkter som ännu inte betalats av kund.

Pro-tips för redovisningen:

  • Håll koll på differenser: Om reskontran inte stämmer mot bokföringen beror det oftast på att en inbetalningsjournal för perioden ännu inte har blivit bokförd, eller att en manuell bokning gjorts på kontot i bokföringsprogrammet utanför Keeros.

  • Minimigräns: Kontakta supporten om du vill ställa in gränser för hur små ränteposter systemet ska bevaka vid slutbetalning av lån.