Ej avräknade fakturor
Om fakturan inte hunnit avräknas, det vill säga den är i status registrerad, avvaktar leveransgodkännande eller godkänd. I så fall kan du enkelt ta bort fakturan och har två sätt att göra det på. Antingen avvisar du fakturan eller så inaktiverar du den.
- Avvisa fakturan
Att avvisa fakturan innebär att den blir kvar i Keeros som en "känd" faktura med status avvisad. Detta kan vara bra och används i de fall du gjort ett aktivt val att inte köpa fakturan. Systemet kommer känna till faktura så om utställaren försöker skicka in den igen så kommer det inte gå att registrera den då fakturanumret redan finns för den utställaren.
För att avvisa markerar du fakturan i vyn Godkänn eller Avräkna fakturan och trycker på knappen Avvisa fakturan.
Du anger en orsak till varför du bestrider
Denna text loggas i systemet för framtida spårbarhet.
Texten används också i det mail som med automatik skickas till kunden med information om att fakturan har blivit avvisad på grund av det skäl du angav ovan. - Inaktivera fakturan
Inaktivera är det andra alternativet du har att ta bort en fakturan innan den är avräknad. Detta alternativ behåller inte fakturan aktiv i Keeros utan den tas bort och ingen information går ut till din kund. Ett bättre alternativ om du t.ex har gjort fel vid registrering.
Du hittar detta alternativ på samma sätt. Sök upp fakturan i godkänn eller avräkna vyn och klicka på den. Skrolla ner till fakturadetaljer där du hittar knappen Sätt inaktiverad.
Även i detta fall får du en ruta där du skall ange orsak. I detta fall används detta dock endast för loggning och spårbarhet. Ingen information går ut till kunden när en faktura inaktiveras.
Avräknade fakturor
Om fakturan hunnit bli avräknad så går den inte längre att ta bort i Keeros då den är en aktiv faktura i reskontran. I detta läge måste fakturan tas bort antingen via en betalning eller att den återförs till kund som en regress. Se separat artikel hur en faktura återförs till kund.